Met zoveel mensen maar dat kan helemaal niet!
13 januari 2014 
3 min. leestijd

Met zoveel mensen maar dat kan helemaal niet!

Leer in deze blog hoe jij met gemak met jouw gehele team én stakeholders een gedragen
projectplan kunt maken.
En hoe jouw teamleden de verschillende projectonderdelen uit je handen trekken
om aan de bak te gaan.

Een vraag:

Als jij start met een project – of je neemt het project over van iemand – en je wilt een
projectplan maken, wat doe je dan?

  • Je pluist zelf alle stukken na en schrijft een eerste concept?
  • Je spreekt met de opdrachtgever?
  • Het kernteam?
  • Je roept het hele team bij elkaar met alle stakeholders?

Wat je ook doet, het zal vast je bedoeling zijn om een betrokken projectteam te creëren.
Om goed samen te werken, duidelijk te communiceren en een goede relatie te hebben
met jouw opdrachtgever en alle andere betrokkenen.

Een goed fundament vormen met een gedegen Projectplan. Toch?

Het eerste level van de vier Project Leadership Levels vormt zo’n fundament:
Set new standards hebben we het genoemd. 

Een heel belangrijke bouwsteen van dit eerst level: zo snel mogelijk met zoveel
mogelijk betrokkenen bij elkaar komen om gezamenlijk de Ultieme Uitkomst, de BIG
why en Aanvalsplan te maken:-)

Maar dan zijn we wel met 30 mensen of meer. Dat kan toch niet, is dan vaak een reactie.
Daar hebben we geen tijd voor. Dat wordt niets met zoveel meningen. Daar komen we nooit uit!

Vorige week hebben we weer een projectteam en stakeholders mogen begeleiden bij het
benoemen van hun Ultieme Uitkomst. Een groep van 31 mensen.

Iedereen doet mee. De mening, ervaring, kennis van iedereen is belangrijk, of je nu
projectondersteuner of project manager bent.

Het proces kost tijd en geduld én het is altijd de moeite waard. De echte doeners vinden het
niet altijd makkelijk.
En wat er uit zo’n sessie komt is wat er ultiem op dat moment bij een groep aanwezig is.
Vaak zo aantrekkelijk dat wij het zelf jammer vinden dat we niet dagelijks mee kunnen doen.

Het kan

Het kan nog wel met veel meer dan 30 mensen. 

Deze visie is gebaseerd o.a. op de principes en methoden van Large Scale Interventions (LSI):
een aanpak die bij uitstek geschikt is om belanghebbenden te betrekken bij vraagstukken die
een heel systeem (organisatie of gemeenschap en zijn omgeving) aangaan.
Bewezen is dat LSI bijdraagt aan betere samenwerking door ontschotting, meer communicatie
in tweerichtingsverkeer, betere besluiten en effectievere implementatie van plannen.

Principes van LSI zijn:

  • systeemdenken
  • van management naar leiderschap (we like that:-)
  • actieve participatie
  • ontwikkelingsbenadering

Geduld, naar elkaar luisteren, elkaar versterken, er samen uit willen komen. 

Allemaal belangrijke zaken tijdens dit soort sessies.

En dan als beloning mag je luisteren naar de de Waarom van iedereen in het project.
De drijfveren, de redenen waarom al jouw collega’s en jouw stakeholders mee doen
aan dit project. Super om naar te luisteren en het geeft je heel veel informatie!

Informatie waarmee jij jouw fundament nog sterker kan maken.

Heb je nog niet op korte termijn jouw hele team en stakeholders bij elkaar, dan kun
je toch al aan de slag.

Stap 1:

Vraag de komende week aan iedereen die je spreekt binnen jouw project wat hun Ultieme Uitkomst is.
Waar is diegene vanmorgen echt zijn bed voor uitgekomen? Waar zou hij/zij echt heel blij van worden.

Stap 2:

Vraag diezelfde persoon of de groep in een overleg bijvoorbeeld eens naar hun Waarom.
Waarom willen zij zo graag meedoen aan dit project? Wat is hun drijfveer.

Je krijgt mooie dingen te horen! (die wij natuurlijk ook leuk vinden om te horen:-)

Met zoveel mensen? Ja het kan! 

 

Over de schrijver
Reactie plaatsen