Hoe kun je falende projecten succesvol maken?

Een vraag die wij vaak krijgen. En soms echt een groot probleem in organisaties. Als je zo met je vak bezig bent en je hele ziel en zaligheid erin stopt, dan wil je het niet hebben over het falen van projecten. Het zou hetzelfde zijn om aan een arts te vragen waarom het hem of haar maar niet lukt om een ziekte te genezen. Toch is het succespercentage van projecten erg laag, te laag vinden wij.

Voorbeelden

We geven je een paar voorbeelden die wij in onze dagelijkse praktijk horen en meemaken.

De manager van een groep Project Managers met wie we vorige week aan het werk waren, had net een analyse gemaakt van de projecten in het afgelopen jaar en bevestigde dat 81% van de projecten boven budget waren uitgekomen. 81%! Er ging een schok door de groep.

Nou hoeft een budgetoverschrijding wat ons betreft niet perse te betekenen dat een project niet succesvol is. Maar vaak – en zo ook binnen dit bedrijf – wordt het niet als een geweldig track record gezien.

Gisteren sprak ik met een directeur die net een zeer succesvolle ervaring achter de rug had met de afronding van een project. Binnen tijd (waarvan de opdrachtgever bij aanvang niet geloofde dat het zou kunnen) en binnen budget en met een resultaat waar iedereen geweldig trots op was.

Wat is dan toch het verschil?

Dat vinden wij altijd reuze interessant. Op mijn vraag hoe de directeur dit succesvolle project had aangepakt, vertelde hij het volgende.

Ik heb letterlijk gevraagd aan de opdrachtgever: Vertrouw je mij? Kun je mee in mijn vertrouwen dat we dit met elkaar voor elkaar kunnen krijgen?

Daar was de opdrachtgever toe bereid.

We nemen je kort mee in de stappen daarna.

Om te beginnen vonden er 3 bijeenkomsten plaats met alle betrokken partijen. In deze sessies hebben zij samen gewerkt aan: de gewenste uitkomst, de randvoorwaarden en de planning. Tijdens de tweede sessie is er voldoende ruimte gecreëerd voor alle partijen om eventuele voorwaarden of beren op de weg te benoemen. Hier kwamen een paar belangrijke voorwaarden naar boven die zij ook met elkaar hebben uitgesproken en opgelost. De planning stond in een half uur en in de derde sessie is expliciet de commitment van alle partijen nog een keer gevraagd. Klopt de planning? Kun je leveren? Ga je leveren? Yes, yes, yes.

De planning is zichtbaar voor alle partijen opgehangen en de voortgang werd dagelijks gemeten.

Tijdens het enthousiaste verhaal van deze directeur kon ik het V6 model zo invullen. Vertrouwen is gevraagd en gecreëerd. Alle partijen zijn in meerdere sessies met elkaar in contact gebracht. Er is veiligheid gecreëerd om aan te geven wat wel en niet mogelijk was en samen naar een oplossing gezocht. Alle vakmanschap was aanwezig. De voortgang werd zichtbaar gemaakt en het succes is met elkaar gevierd. Als klap op de vuurpijl wordt deze week met een drone een opname gemaakt van het resultaat om als marketinginstrument op de site te zetten.

Spreekt dit verhaal je aan? Wil jij ook leren om deze succesfactoren bewust in te zetten voor jouw projecten zodat je altijd een succesvolle afloop hebt. Durf je daar werkelijk in te geloven?

Dan komen wij graag met jou in gesprek.

We organiseren regelmatig online of live activiteiten om elkaar informeel te ontmoeten en te leren kennen. Zo is er op 16 maart een mogelijkheid om elkaar live te ontmoeten op ons event Succesvolle projecten. Klik hier voor meer informatie