Een geweldig projectplan en niemand gebruikt het :-(
Elke week behandelen we een vraag die we van Project Managers ontvangen of die uit gesprekken komen.
Planning en productiviteit is een veelbesproken onderwerp bij project managers. En daar gaat de vraag van deze week over:
“De stuurgroep en mijn opdrachtgever hebben mij gevraagd om een projectplan te maken. Dat heb ik natuurlijk gedaan en het heeft me best veel tijd gekost.
Nu lijkt het wel of het eigenlijk helemaal niet belangrijk is. Niemand gebruikt het.”
Kijk snel naar de aflevering van deze week:
Dus je hebt een projectplan gemaakt, in je eentje, dat heeft je veel tijd gekost en niemand gebruikt het.
Herken je dit?
Je vriend is op vakantie geweest, is een amateurfotograaf en heeft je uitgenodigd om zijn vakantiefoto’s te gaan bekijken. Hij heeft een fotosessie gemaakt van zo’n 3 uur. Dat laatste had hij er niet bij verteld, want anders was je er misschien niet naartoe gegaan….
Na zo’n halfuurtje kijken naar (zeker hele mooie en goede foto’s) heb je het wel gezien, kerken, natuur, gebouwen, enz. Maar hij blijft enthousiast. O jee, nog 2,5 half uur te gaan….
Maar nu is het misschien wel erger!
Een projectplan rondsturen naar mensen die het niet samen met jou gemaakt hebben, lezen het waarschijnlijk niet eens. Het is echt zonde van je tijd.
Je zult vaak tijdens het project moeten bijsturen om iedereen aan boord te krijgen en te houden. Mensen zijn niet geïnteresseerd in het plan en dus komt het het resultaat helemaal niet ten goede.
Een stap in de goede richting
Samen beleven en dan naar de foto’s kijken is veel leuker dan naar andermans foto’s kijken.
Een projectplan met alle informatie is belangrijk. Maar de totstandkoming van het plannen met alle informatie die ook in de hoofden van de mensen zit is belangrijker of wellicht zelfs de bedoeling. Waarom draaien we de volgorde niet om? Waarom maken we niet met het betrokkenen het plan. En natuurlijk zet je daarna dit plan op papier. Trouwens, dit kan ook op andere leuke, innovatieve manieren, maar goed.
Onze tips en tricks:
- Maak je projectplan samen
- Laat zoveel mogelijk betrokkenen meedoen
- Schrijf het daarna pas op
Hoe maak jij een projectplan?
Hoe zinvol vind jij het om een projectplan te schrijven en hoe pak jij dat meestal aan?
Plaats jouw ervaring of vraag onderaan de blog.
Je hebt een vak om trots op te zijn. Met soms interessante hobbels om te nemen. Daarom mogen we elkaar helpen!
Dus laat ons en jouw collega Project Managers weten hoe jij jouw projecten plant.
Delen? Heel graag!
Waardeer je de wekelijkse video van PLA TV waarin we elke week weer een andere vraag beantwoorden? Schrijf je in voor wekelijkse updates en deel deze video met jouw collega’s. En dat waarderen wij dan weer!
Kunnen we jou ook ergens mee helpen?
En heb je zelf een vraag over jouw team, opdrachtgevers, stakeholders of andere onderwerpen? Laat het ons weten en wie weet maken we daar een aflevering over.